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检查归来话“接待水平”  

2009-11-30 08:34:03|  分类: 工作旅途 |  标签: |举报 |字号 订阅

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工程管理大检查已经开始一星期,每天赶场子一样在各项目部间奔波,心力憔悴。这一周来,感悟可谓颇多,但每晚下班回家就已疲惫不堪,不到10点就昏昏入睡,一直没有时间和精力来总结这些感悟。今天是周六,先易后难的来写这些感悟吧!谈点轻松点的话题:项目部对检查组的接待水平。

作为行业的引领者,几乎每天我们都有数个接待任务,接待对象包括:行业主管部门(为主)、其他建筑企业的观摩学习、建设单位的考察等。项目部是企业的形象窗口,接待水平的高低,直接体现项目部的组织和管理能力,间接表现企业的形象。我们检查组在各个项目部的检查过程中,深刻感受到项目部接待水平的悬殊,而且水平基本与该项目部的综合管理能力相符。

首先申明:写本文,绝非本人希望项目部对公司的内部检查组要如何如何,没必要。而是因为在之前多次在项目部迎接行业主管部门检查中,充分暴露了我们此方面工作能力的欠缺,趁此机会做个简单的探讨,谈下如何切实提高各项目部的迎检能力。

首先,迎检的准备工作。在接到检查或考察通知后,我们要迅速组织人员对大门口(最基础)、主要通道、办公生活区、会议室和可能参观的主要楼层进行清理。因为现场整洁度,是给人的第一印象。即使检查人员一看都知道是项目部为应付检查而刚刚才打扫的,也会让检查人员感受到项目部的“诚意”,而获得不少的“人情分”。相反,检查人员若迈入一个大门口地面尚有不少尘土的工地,那第一印象定受到影响,再想要用现场的实体质量来挽回是很难的。

迎检工作还包括各类材料的准备,比如汇报材料。训练有素的项目部,一般在检查组人员一进会议室并会给每人发放一份专门针对此次检查的汇报材料,会议开始后会有一位口齿较伶俐的年轻管理人员进行汇报(其实也就是朗读一遍)。汇报材料的编写,直接体现这个项目部的素质,这工作绝不可轻视。此次检查,分明可以感受到各个项目部在此项工作的悬殊表现。

其次,迎检。一个冰冷的现实:公司的优秀项目部,在检查组来临时,管理人员都会在执行经理的带领下在大门口热情迎接,当检查组进入会议室后,各专业管理人员能迅速的进入会议室就座,展现了项目管理团队良好的精神风貌。而差的项目部,不要谈迎接,甚至会在检查组都已经进入会议室,执行经理还拿着手机在急急忙忙的催促,接着管理人员熙熙攘攘的步入会议室,给人的印象并是:该项目部组织管理能力差。这工作的好坏,事实上与该项目部管理团队平时工作的组织能力几乎完全对应。

再次,谈谈会议室里水果的摆放、茶水提供等。这点工作体现的并是项目部的素质(尤其是礼仪),要多注重细节。这点,小项目部和品牌项目部的差距相当大。有如下几点特别要引起注意:一、水果摆放,最忌讳一个盘子放一种水果,一个个盘子零零散散放置于会议桌上;二、一次性杯子应尽量使用公司统一的纸杯,如自行采购一定要选择优质的纸杯,绝不可软塌塌的劣质杯;三、倒水切记不可超过3/4杯,这点对于年轻的资料员一定要提醒到位;四、水果量应采购足,不然“小家子气”。在水果数量偏少的情况下,应优先放置于检查组一边(事实上检查组根本不会吃多少,但是这体现的是我们的重视态度);

这点,谈下以前我们西港国际大厦项目部的优秀做法。西港因为本身在陕西省和集团内部的重要地位,几乎每天都要迎接检查组和参观团,所以这里的迎检工作可谓一流。首先水果采购就相当有讲究,必须要吃的简便,比如小橘子、圣女果、枣子、小香蕉、不用剥皮的小葡萄等,而苹果、梨等吃法比较麻烦的水果绝不采购。将水果分置于各个小盘子中,并保证3人面前要有一个小盘子;其次,茶叶必须优质(有时候是赵总亲自从自己的轿车后备箱里取来),开水由预先准备好的热水壶,尽量不用饮水机;最后,考虑专家吃了水果手湿,我们还提供了盒装抽纸。这些做法,都充分体现人性化。

另外,我刚毕业到西港工作时,时任执行经理的吴建能跟我讲了这么一段话,大家不妨也听听:“在会议中,除了喝水尽量不要吃水果,更不得磕瓜子或花生。不管专家讲的如何,你都应埋头认真做笔记,我也不管你写什么,但笔就应不停的动着,让专家有点成就感。这体现的是我们项目部的素质,也体现你个人的涵养!”这段话,我记忆犹新!

最后,考虑篇幅,简单谈下我们应如何陪同检查组。专家组检查现场,是核心,我们必须提前做好充分准备。我们的各专业陪同人员,必须提前安排到位,不可临时再做安排。相关人员要预先设想好专家可能会有的提问,做好相应的回答准备,对于一些原则性的问题必须提前设想好恰当的回避方式。当然,针对不同的检查组,比如长安杯、省级文明工地、市级文明工地,说话方式等应有相应改变。这里展开说的篇幅还很大,此文暂不论述。

    本人资历尚浅,迎检工作经验也尚不丰富。本文到此为止吧,等若干年后,自己也成“老江湖”了,再来好好的写一套“迎检”!
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